Mentorointiohjelman järjestäjälle

Järjestäisitkö organisaatiossasi työuramentorointiohjelman?
Mitkä olisivat mentoroinnin tavoitteet ja kohderyhmä?

Tällä sivulla olevien ohjeiden avulla voit järjestää mentorointiohjelman.
Hyödynnä valmiita materiaaleja ja perehdy käytännön vinkkeihin!

Mitä mentoriohjelman järjestäminen vaatii?

Mentorointiohjelmia on hyvin erilaisia, ja mitä enemmän mentorointiohjelmassa on aktiviteetteja, sitä enemmän se vaatii suunnittelua ja aktiivista työtä. Myös mentorointiohjelman osallistujien määrä vaikuttaa järjestelyiden määrään.

Ennen mentorointiohjelman käynnistämistä on hyvä määritellä käytettävissä olevat resurssit. Mentorointiohjelman järjestäminen vie eniten resursseja ennen ohjelman alkamista. Lisäksi on:

• määriteltävä tavoitteet ja kohderyhmä
• suunniteltava ohjelman rakenne ja sisältö
• valittava toteutustapa
• rekrytoitava mentorit ja aktorit sekä muodostettava mentorointiparit
• suunniteltava markkinointi ja viestintä
• suunniteltava osallistujien turvallisuus ja tukeminen prosessin kuluessa.

Mentorointiohjelman aikana työmäärä vähenee. Mentorointiprosessi on pääasiallisesti mentorin ja aktorin välinen ja heidän vastuullaan. Tärkeintä on etenemisen seuranta ja mahdollisissa ongelmatilanteissa tuen antaminen.

Seurantaa voi toteuttaa esimerkiksi sähköpostikyselyllä, välitapaamisella tai seurantapuheluilla. Myös ohjelman päättyminen tulee suunnitella: päättyykö ohjelma yhteiseen lopetustilaisuuteen? Lopettaako mentorointipari itsenäisesti?

Panostaessasi ennen ohjelmaa oleviin vaiheisiin ja suunnitteluun ohjelma pyörii pienemmällä vaivalla. Itse mentorointiprosessista on vastuussa mentori ja aktori, ja järjestäjän päätehtävä on tukea osallistujia prosessin etenemisessä ja mahdollisesti toteuttaa seurantaa.

Mentorointiohjelman päättymisen jälkeen järjestäjä voi halutessaan tehdä pitkäaikaisseurantaa ohjelman vaikuttavuudesta ja arviointia ohjelman tuloksista. Tämä on hyödyllistä jatkokehittämisen ja toiminnan parantamisen kannalta.

Mentoriohjelman suunnittelu

Suurimman työn järjestäjä tekee ennen mentorointiohjelman aloittamista. Mentorointiohjelman suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa, jotta työmäärä ohjelman käynnistyessä vähenee ja yllätyksiä tulee vähemmän.

Mentorointiohjelman suunnittelussa kannattaa pysähtyä ainakin seuraavien kysymyksien äärelle:

• Mitä mentoroinnilla halutaan saavuttaa?
• Minkä verran resursseja on käytettävissä?
• Kenelle mentorointia halutaan järjestää?
• Mikä on mentorointiohjelman tavoite?
• Halutaanko mentorointi järjestää parimentorointina vai ryhmämentorointina?
• Miten varmistetaan, että osallistujat saavat riittävät tiedot mentoroinnin toteuttamiseen?
• Millainen ja miten pitkä mentorointiprosessi halutaan toteuttaa?
• Millä tavalla osallistujat tavoitetaan?
• Miten osallistujien kanssa viestitään ja kuinka paljon aikaa/resursseja viestintään käytetään?
• Kuinka paljon järjestäjä tukee mentorointiprosessin kulkua ja millä tavalla?

Markkinointi: mentoreiden ja aktoreiden rekrytointi

Mentorointiohjelma ei toteudu ilman osallistujia. Tästä syystä ohjelman markkinointi on yksi merkittävimpiä vaiheita ennen mentorointiohjelman toteuttamista. Markkinointiin kannattaa käyttää aikaa ja se kannattaa suunnitella ja valmistella huolellisesti.

Kohderyhmä

Kohderyhmän valinta vaikuttaa siihen, miten ja missä kanavissa mentorointiohjelmaa kannattaa mainostaa. Eri kohderyhmät tavoitetaan eri kanavissa. Ota selvää, missä kanavissa juuri valitsemasi kohderyhmä vaikuttaa.

Kieli

Myös kieli kannattaa mainostamisessa ottaa huomioon. Jos mentorointiohjelmaa toteutetaan kohderyhmälle, jonka suomen kielen osaaminen tai ymmärtäminen voi olla syystä taikka toisesta heikompi, tämä on hyvä ottaa huomioon mainostamisessa käytetyssä kielessä. Huomioi, että joskus selkeä suomi tai selkosuomi voi olla tarpeellista myös kantaväestön kohdalla, sillä myös kantaväestöllä voi olla haasteita kielen ymmärtämisessä (esim. lukivaikeudet tai kehityshäiriöt).

Maahanmuuttajataustaisten kohdalla voidaan myös miettiä, onko esimerkiksi englanninkielinen ohjelma parempi vaihtoehto. Kieli siis liittyy markkinoinnin lisäksi mentorointiohjelman tavoitteisiin.

Visuaalinen ilme

Markkinoinnissa kannattaa käyttää visuaalisuutta, esimerkiksi mainoskuvia tekstin lisänä. Sosiaalisessa mediassa kuvalliset postaukset herättävät enemmän kiinnostusta kuin kuvattomat.

Visuaalisen ilmeen kannattaa olla selkeä, laadukas sekä yhtenäinen järjestäjän muun viestinnän kanssa.

Viestin selkeys

Rekrytoinnissa pyri tarjoamaan mahdollisimman paljon tietoa, mitä mentorointiohjelmaan kuuluu ja mitä se vaatii osallistujalta. Luo realistinen kuva mentoroinnista sekä mentoreille ja aktoreille, niin vältyt väärinymmärryksiltä ja liioilta odotuksilta. Muista myös merkitä mukaan yhteyshenkilö, jolta voi saada lisätietoa.

Vinkkejä mentorirekrytointiin

Pyri viestimään, mitä hyötyjä mentori voi saada mentorina toimimisesta (esim. ohjauskokemus, uudet näkökulmat omaan työhön ja alaan, kansainvälinen kokemus ja kielitaito, jos aktori on maahanmuuttajataustainen)

Kannattaa pyrkiä myös ottamaan suora yhteys mahdolliseen sopivaan mentoriin. Henkilökohtainen yhteydenotto puree paremmin kuin yleinen mainos.

Henkilökohtaisessa yhteydenotossa kannattaa vedota siihen, miksi juuri kyseinen henkilö olisi sopiva mentori jollekin tietylle aktorille.

Pyri arvioimaan, mitä mentorointi vaatii mentorilta (esim. kuinka paljon aikaa mentorointi vie, millaista apua aktori tarvitsee)

Markkinointikanavat mentorien rekrytoimiseen:

• Sosiaalinen media, erityisesti Facebook-ryhmät ja LinkedIn
• Ammattijärjestöt
• Henkilökohtaiset ammatilliset verkostot
• Sähköpostilistat ja uutiskirjeet

Vinkkejä aktorirekrytointiin

• Pyri kuvaamaan realistisesti, mitä aktori voi oppia ja saada mentoroinnista
• Kerro, mitä mentorointiohjelma vaatii, esim. kesto ja tapaamisten tiheys
• Ilmaise selkeästi, kenelle mentorointiohjelma on suunnattu (kriteerit)

Markkinointikanavat aktorien rekrytoimiseen:

• Sosiaalinen media, erityisesti Facebook-ryhmät ja LinkedIn
• Oppilaitokset ja korkeakoulut
• Kotoutumiskoulutukset ja muut koulutukset, esim. yrittäjyyskoulutukset
• Sähköpostilistat ja uutiskirjeet

Mentoriparien muodostaminen

Itse mentorointi tapahtuu kahden henkilön, mentorin ja aktorin, välillä. Mentorointia voidaan toteuttaa myös ryhmämuotoisena, jolloin ryhmässä voi olla useampi mentori tai aktori. Mentorilla ja aktorilla on erilaiset roolit mentoroinnissa.

Tässä esitellään mentorin ja aktorin erilaisia rooleja sekä tutustutaan siihen, miten mentorointipareja voidaan muodostaa. Mentoroinnin tavoitteet voivat olla hyvin monenlaisia, joten myös osallistujien roolit ja mentorointiparien muodostus tehdään näihin peilaten.

Mentori

Mentori on kokenut oman alansa ammattilainen, jonka roolina on jakaa kokemustaan ja tietoaan työelämästä ja alastaan aktorille. Mentorilla on paljon sellaista tietoa, josta aktori voi hyötyä.

Mentori voi toimia ymmärtäjänä, kuuntelijana, sparraajana, kriittisenä ystävänä tai peilinä aktorille, joka pohtii esimerkiksi omia ammatillista identiteettiään, tavoitteitaan, osaamistaan tai työelämää yleisesti.

Mentorin tärkein tehtävä on kannustaa ja rohkaista aktoria hänen pyrkimyksissään eteenpäin. Mentorin on tärkeää kuunnella aktorin toiveita, tavoitteita ja ajatuksia sekä tarjota vaihtoehtoisia näkökulmia ja auttaa aktoria eteenpäin ammatillisessa kasvussaan.

Mentorointi keskittyy aktorin kehittymiseen ja kasvamiseen, mutta usein mentorointi tarjoaa myös mentorille oivalluksia, onnistumisen kokemuksia ja kasvun hetkiä. Mentorina toimiminen on arvokas kokemus, joka kasvattaa myös mentorin osaamista sekä tarjoaa auttamisen iloa.

Aktori

Aktori on työuransa alkuvaiheessa oleva tai työuraansa suunnitteleva henkilö, joka haluaa aktiivisesti kehittää itseään ammatillisesti. Aktori voi olla kantasuomalainen tai maahanmuuttajataustainen henkilö.

Aktorin roolina on olla aktiivinen, sillä mentorointi pohjautuu aktorin tavoitteille ja toiveille. Aktorin tehtävänä on siis nostaa esiin sellaisia teemoja, joissa hän haluaa kehittyä ja kasvaa. Näistä muodostuu mentoroinnille tavoitteet.

Aktorin tehtävänä on tuoda esiin kysymyksiä ja ajatuksia, jotka häntä mietityttävät työhön, työnhakuun ja ammatillisuuteen liittyen. Aktori on itse vastuussa oppimisestaan ja siitä, miten hyödyntää mentorilta oppimaansa.

Mentorointiparien muodostaminen

Sopivien mentorointiparien muodostaminen on tärkeä vaihe mentoroinnissa. Mentorointiparit voidaan muodostaa monella tavalla riippuen siitä, mitä mentoroinnilla halutaan saavuttaa.

Mentorointiparit voidaan muodostaa esimerkiksi ammatillisen taustan, kiinnostuksenkohteiden, sukupuolen tai iän perusteella. Joskus ammatillisesti poikkeavat parit voivat olla myös toimiva yhdistelmä. Mentorointiparia muodostuksessa on hyvä peilata aktorin tavoitteita ja toiveita mentoroinnille. Sopivan parin muodostaminen tulee harkita aina tapauskohtaisesti. Mentoroinnista on hyvä tehdä sopimus, joka on mentorin ja aktorin välinen.

Mentoriparin perehdytys

Järjestäjänä vastuullasi on varmistaa, että osallistujat ovat perehtyneet mentorointiprosessiin ja käytössä oleviin materiaaleihin. Mentorointiohjelman voi aloittaa yhteisellä tapaamisella tai perehdytyksellä. Riippuen mentorointiohjelman rakenteesta ja sisällöstä, ohjelmaan voi kuulua myös tapaamisten järjestämisiä.

Perehdytyksen voi pitää yhdessä tai erikseen mentoreille ja aktoreille. Erikseen pitäminen vie enemmän resursseja, mutta silloin perehdytystä voi painottaa eri tavalla, esimerkiksi tarjota vertaistukea ja keskustelua tiettyyn rooliin liittyen.

On hyvä myös suunnitella, miten toimitaan niiden henkilöiden kanssa, jotka eivät pääse osallistumaan perehdytykseen. Miten heille tarjotaan riittävät eväät mentoroinnin aloittamiseen? Vaihtoehtoja on erillisen, uuden perehdytystilaisuuden tai –keskustelun järjestäminen tai kirjallisen perehdytysmateriaalin antaminen, mihin osallistuja voi itsenäisesti tutustua.

Mentorointiohjelman seuranta

Mentorointiohjelman osallistujien prosessia voi seurata ohjelman aikana ja sen jälkeen. Vaihtoehtoja seurannalle on esimerkiksi väli- ja/tai lopputapaamisen järjestäminen, seurantasoitot puhelimitse tai sähköpostikyselyt.

Seurannasta saatavilla kokemuksilla ja palautteella on tärkeä osa toiminnan kehittämisessä, raportoinnissa ja arvioinnissa. Seurannan hyötynä järjestäjä saa tietoa siitä, miten mentorointiprosessi etenee ja millaisia kokemuksia mentorointiohjelma on tarjonnut. Tämä antaa arvokasta informaatiota ohjelman toimivuudesta.

Seuranta vaatii kuitenkin jonkin verran resursseja järjestäjältä. Toisaalta seuranta myös vahvistaa osallistujien sitoutuneisuutta prosessiin ja ohjelmaan, mikä taas parantaa ohjelman tuloksia.

Seurantaa kannattaa toteuttaa jonkinlaisella rakenteella. Tämä helpottaa seurannan toteuttamista ja toisaalta osallistujien kokemuksia pystytään vertailemaan keskenään.

Esimerkki väliseurannan rakenteesta

• Kuulumiset: miten mentorointi on tähän mennessä sujunut?
• Tavoitteet: millaisia tavoitteita mentoroinnille on asetettu ja miten niitä kohti on edetty?
• Teemat ja aiheet: millaisia teemoja mentori-aktoripari on käsitellyt?
• Tapaamisten lukumäärä
• Palaute järjestäjille
• Toiveet mentoroinnille

Esimerkki jälkiseurannan rakenteesta

• Kuulumiset: mitä kuuluu nyt ja mitä on tehnyt ohjelman jälkeen?
• Mentorointikokemus: millainen kokemus mentorointiohjelma oli kokonaisuudessaan?
• Tavoitteet: millaisia tavoitteita asetti ja saavuttivatko asetetut tavoitteet?
• Teemat ja aiheet: millaisia teemoja käsittelivät ja mitä niistä sai?
• Opit: mitä oppi tai oivalsi mentorointiohjelman aikana? Entä mitä sai mentoroinnista?
• Yhteydenpito: onko vielä tekemisissä oman mentorointiparin kanssa?
• Palaute järjestäjille
• Mentoreille: haluaako lähteä uudestaan mentoriksi?

Viestinnän vaiheet ja tiedottaminen

Viestintä on tärkeä osa mentorointiohjelmaa ja sen onnistumista. Toimiva, riittävä ja selkeä viestintä tuo turvallisuuden tunnetta osallistujille ja vähentää väärin ymmärryksiä ja epäselviä tilanteita puolin ja toisin.

Viestinnän määrä ohjelman aikana riippuu rakenteesta, joka on ohjelmalle valittu. Suurin osa viestinnästä kuitenkin toteutuu ennen ohjelmaa.

Ennen mentorointiohjelmaa

• Reagoi ja lähetä sähköposti jokaiselle ilmoittautuneelle mahdollisimman lyhyen ajan kuluttua. Kiitä kiinnostuksesta ja kerro, miten mentorointiohjelman valmistelu etenee (esim. milloin mentori-aktoriparit muodostetaan, milloin ohjelma alkaa, mitä jos mentoria ei löydy).
• Kerro, kun olet löytänyt osallistujalle mentorointiparin (aktorin tai mentorin). Jaa myös tietoa mentorointiohjelman aloituksesta.
• Lähetä jokaiselle mentorille ja aktorille, joille on löytynyt sopiva mentorointipari kutsu perehdytykseen, jos sellainen järjestetään.
• Kerro myös, miten mentorointiohjelma käynnistyy. Jos perehdytys on itsenäistä, ohjeista osallistujat itsenäiseen perehdytykseen.
• Ohjeista, jos perehdytykseen on hyvä valmistautua jotenkin.
• Jos osa osallistujista ei pääse perehdytykseen mukaan, ohjeista heitä perehtymään itsenäisesti tai järjestä toinen perehdytystilaisuus heille.

Mentorointiohjelman alussa

• Kiitä perehdytykseen osallistumisesta ja muistuta tärkeimmistä vinkeistä sekä että aina voi ottaa yhteyttä hankalissa tilanteissa.
• Jaa materiaalit, jos sellaisia on.
• Toivota onnea mentorointiprosessiin.
• Luo keskustelualusta, esim Whatsapp-keskustelu tai Facebook-ryhmä, jos sellainen on ollut suunnitelmissa, ja lisää halukkaat osallistujat alustalle.

Mentorointiohjelman keskivaiheessa

• Kutsu osallistujat välitapaamiseen, jos sellainen järjestetään. Muistuta välitapaamisesta päivää tai paria ennen tilaisuutta.
• Tee väli-follow-up, jos on sellainen on suunniteltu ja resurssit riittävät. Tämä voidaan toteuttaa sähköpostitse tai soittamalla.

Mentorointiohjelman lopussa

• Kutsu osallistujat lopputapaamiseen, jos järjestetään. Muistuta tapaamisesta päivää paria ennen.
• Kerää palaute joko lopputapaamisessa tai jälkikäteen sähköpostitse.
• Lähetä kiitos-viesti osallistujille.

Turvallisuus ja tietosuojalaki

Järjestäjän vastuulla on huolehtia mentorointiohjelmaan osallistuvien tietosuojasta ja pyrkiä huolehtimaan osallistujien yleisestä turvallisuudesta.

On tärkeää, että osallistuvia ohjeistetaan ottamaan huomioon turvallisuuden perusperiaatteet mentorointisuhteessa, esimerkiksi:

• Mentorointiparin on hyvä tavata ensimmäistä kertaa julkisessa paikassa.
• Mentorointiparit itse jakavat haluamansa yhteystiedot toisilleen tavatessaan.
• Mentorointiparit sopivat mentoroinnin pelisäännöistä heti alussa.

Jos järjestäjä luo keskusteluryhmiä tai sähköpostilistoja, on niihin lisäämiseen pyydettävä lupa osallistujilta. Kaikkiin tietojen säilyttämiseen ja jakamiseen liittyen on toimittava GDPR-ohjeistuksen ja hyvien tapojen mukaisesti.

Ota selvää tietoturvallisuudesta ennen mentorointiohjelman alkamista, jotta tietojen kerääminen, säilyttäminen ja jakaminen toteutuu tietosuojalain mukaisesti.

Ongelmatilanteet

Mentorointiprosessin aikana vastaan voi tulla haastavia tilanteita, johon järjestäjän on hyvä reagoida. Haastavien tilanteiden mahdollisuudesta kannattaa keskustella jo esimerkiksi perehdytyksessä. Mentoreille ja aktoreille on hyvä korostaa avoimen, rehellisen ja kunnioittavan vuorovaikutuksen merkitystä haastavien tilanteiden ehkäisemiseksi.

Tässä on esimerkkejä, millaisia ongelmia voi mentorointiparin välille muodostua.

• Kemia aktorin ja mentorin välillä ei toimi. Tämä estää mentorointiparia saavuttamasta asettamiaan tavoitteita. Kumpikaan ei osaa ottaa asiaa puheeksi ja haluaa jättää mentorointiohjelman kesken.
• Mentorointiparin toinen osapuoli on toistuvasti peruuttanut tapaamisia kiireen takia. Pari ei ole tavannut hetkeen, minkä takia mentorointiprosessi ei etene. Toinen osapuoli tuntee hukkaavansa aikaansa.
• Mentori ja aktori tapaavat, mutta toinen osapuoli vaikuttaa poissaolevalta ja keskittyvän muihin asioihin kuin tapaamiseen. Tapaaminen keskeytyy puhelinsoittojen takia toistuvasti. Aiheessa pysyminen on hankalaa.
• Mentorointipari tapaa etäyhteyden välityksellä, mutta nettiyhteyksissä on ongelmia. Tapaamissovellus ei toimi heikon yhteyden takia. Tapaamiset peruuntuvat tästä syystä.
• Mentorin ja aktorin välillä on kommunikaatio-ongelmia kielimuurin takia. Mentorointiprosessi ei vaikuta lähtevän käyntiin eikä pari saa asetettua tavoitteita mentoroinnille. Molemmat tai toinen tuntee tapaamiset kuormittaviksi.
• Mentori tai aktori kokee, että hänen mentorointiparinsa käyttäytyy epäasiallisesti ja epäkunnioittavasti. Tapaamisista jää epämiellyttävä olo. Haluttomuus tavata paria kasvaa kasvamistaan. Asiasta ei uskalleta puhua.

Miten reagoida haastaviin tilanteisiin?

Kun haastava tilanne tulee järjestäjän tietoon, siihen on hyvä tarttua matalalla kynnyksellä ja mahdollisimman nopeasti. Järjestäjän on tärkeä pyrkiä muodostamaan tilanteesta kokonaiskuva keskustelemalla molempien osapuolien kanssa.

Riippuen tilanteesta, asiasta on hyvä keskustella sekä erikseen että yhdessä. Avoin ja rehellinen kommunikaatio ja keskusteluyhteys on tärkeimpiä asioita tilanteen avaamiseksi ja korjaamiseksi.

Molemminpuolinen kunnioitus ja kuunteleminen on avainasemassa. Järjestäjä voi toimia tarvittaessa puolueettomana osapuolena keskustelun avaamiseksi. On tärkeää, ettei järjestäjä lähde valitsemaan puoltaan, vaan pyrkii ymmärtämään sekä aktoria että mentoria.

Suoria vastauksia siihen, miten mikäkin tilanne tulisi ratkaista, ei ole. Kaikki haastavat tilanteet ja mentorointisuhteet ovat ainutlaatuisia, joten ratkaisuja pitää etsiä tapauskohtaisesti. Usein jo keskusteleminen kyseisestä haasteesta on riittävä ratkaisemaan tilanteen. Joskus järjestäjän vinkit voivat kuitenkin tulla tarpeeseen.

On myös tilanteita, joissa mentorointiprosessin keskeyttäminen on paras ratkaisu. Joskus tilanteet muuttuvat ja mentoroinnille ei välttämättä ole tilaa tai se ei palvele tarkoitustaan kyseisen parin kohdalla. Tällöinkin prosessin päättäminen on hyvä tehdä yhdessä keskustellen, jotta kaikki osapuolet saavat päätöksen ja selvyyden.

Järjestäjän muistilista

• Järjestäjä on vastuussa mentorointiohjelman kokonaisuudesta.
• Mitä paremmin mentorointitoiminnan suunnittelee, sitä helpompaa sen toteuttaminen on.
• Panosta tehtäviin ennen mentorointia ja osallistujien perehdytykseen, niin säästyt työltä myöhemmässä vaiheessa.
• Suunnittele huolellisesti mentori-aktoriparien muodostaminen sekä heidän tarvittava ohjeistaminen.
• Ota huomioon kohderyhmän erityistarpeet ja mukauta toimintasi palvelemaan näitä tarpeita.
• Avoin ja riittävä viestintä tukee osallistujia mentorointiprosessissa.
• Mentorointiparien välillä voi ilmestyä vaikeuksia, ole rohkeasti ja herkästi yhteydessä heihin, jos saat tietää haasteista. Pyri ymmärtämään ja kuuntelemaan molempia osapuolia.

Järjestäjän usein kysytyt kysymykset

Kuinka paljon resursseja mentoroinnin järjestäminen vie?

Mentorointiohjelma vie jonkin verran resursseja, mutta sitä voidaan järjestää myös kevyemmin. Eniten resursseja menee suunnittelu- ja valmisteluvaiheeseen, erityisesti mentoreiden ja aktoreiden rekrytointiin sekä parien muodostamiseen. Ennen järjestämistä, tarkastele käytettävissä olevia resursseja ja suunnittele sen pohjalta ohjelma. Mentorointiohjelma pyörii toimivasti myös ilman suuria määriä lisäaktiviteetteja. Myös etämentorointi voi olla kevyempi organisoida kuin kasvokkain järjestettävä mentorointi.

Mistä löytää mentoreita?

Mentoreiden rekrytointi on työläimpiä ja haastavimpia vaiheita mentorointiohjelman valmistelussa. Mentoreita voi etsiä esimerkiksi järjestäjän ammatillisista verkostoista ja yhteistyökumppaneista, ammatillisista ryhmistä, sosiaalisesta mediasta, kuten Facebookista tai LinkedInistä.

MESH-hanke (ESR 2019–2021) on kehittänyt työuramentorointia.